Личные данные
Личные данные — это любые данные, позволяющие установить личность. Обработка личных данных — это любая операция, совершаемая с личными данными. Далее представлена информация о принципах обработки личных данных в Фонде интеграции и о правах лица при ознакомлении со своими данными.
NB! Нижеследующая информация не распространяется на обработку данных юридических лиц и учреждений, а также на обработку данных физического лица, если данные обрабатываются в связи с его должностными обязанностями.
Основания обработки личных данных
Для обработки личных данных, согласно Общему регламенту по защите данных, должно иметься правовое основание, возникающее по закону или с согласия лица. Согласие лица должно соответствовать следующим требованиям:
- согласие связано с конкретной целью;
- собранные с одной целью данные не могут использоваться с новой целью без нового согласия;
- наличие согласия должен доказать обработчик личных данных;
- согласие можно отозвать.
Защита личных данных важна для нас, и при обработке личных данных мы руководствуемся Общим регламентом по защите данных и Законом о публичной информации. Далее вы найдете информацию о том, какие личные данные собирает фонд, для чего они используются и каковы права лица в связи с обработкой его данных.
Обработка личных данных в Фонде интеграции
1. Посещение сайта Фонда интеграции
При посещении сайта собираемые и хранимые данные посетителя ограничиваются:
интернет-адресом (IP-адрес) используемого компьютера или компьютерной сети;
наименованием и адресом интернет-провайдера используемого компьютера или компьютерной сети;
временем посещения (время, дата, год).
IP-адреса не соотносятся с информацией, позволяющей установить личность. Собранные данные касаются того, какой раздел сайта посещает пользователь и как долго. Данные о посещениях хранятся в течение 26 месяцев. Собранные данные используются для ведения статистики посещаемости, чтобы на ее основе совершенствовать веб-сайт и делать его более удобным для пользователя.
2. Переписка
Фонд — это учрежденное государством частноправовое юридическое лицо, и поступающие в учреждение ходатайства о разъяснениях, докладные записки, запросы информации и прочая переписка не являются общедоступными. Все поступившие в фонд обращения и письма регистрируются в Регистре документов.
2.1 Общая переписка
В ходе работы в фонд также поступают личные данные, включая деликатную и конфиденциальную информацию. Такие данные могут поступать в учреждение в ходе переписки. Также это возможно в случае, если лицо является стороной какого-либо процесса.
Переписка с частными лицами, как правило, имеет ограничение доступа. Если кто-либо пожелает ознакомиться с перепиской лица и представит запрос информации, будет рассмотрено содержание письма и вынесено решение о том, может ли документ быть частично или полностью выдан. Из выдаваемого документа удаляются личные контактные данные, такие как почтовый адрес, адрес электронной почты или номер телефона. В остальных случаях ограничение доступа зависит от содержания документа. Возможные основания ограничения доступа приведены в Законе о публичной информации. Документы с ограничением доступа выдаются только учреждениям и лицам, имеющим прямое вытекающее из закона право на их получение (например, досудебный процессуальный орган или суд).
Адресованные фонду обращения и письма хранятся в соответствии с положениями Перечня документов. Документы, срок хранения которых истек, уничтожаются. Статистика и сводные данные по переписке публикуются в обобщенном виде, без личных данных.
2.2. Ходатайство о разъяснениях, докладная записка, запрос информации
Личные данные (например, имя, контактные данные, описание связанных с лицом проблем и т. п.) содержатся во всех ходатайствах о разъяснениях, докладных записках и запросах информации (обращения). Также личные данные может содержать письмо, поступившее из другого учреждения (например, копия ответа на обращение лица или письмо, направленное в фонд для ответа другим учреждением).
Личные данные используются для ответа на запросы. Если для этого требуется сделать запрос у третьего лица, личные данные раскрываются в минимальном объеме, необходимом для совершения запроса. Если ответ на письмо входит в компетенцию другого учреждения, оно направляется для ответа в соответствующее учреждение. Отправитель уведомляется о пересылке письма.
2.3 Жалоба и возражение
При подаче жалобы или возражения также необходимо учитывать, что в некоторых случаях личные данные заявителя или подавшего возражение лица – прежде всего имя и факт подачи жалобы или возражения, в определенных случаях также их содержание – могут стать известными третьим лицам.
На переписку распространяется общее ограничение доступа: если третье лицо желает ознакомиться с перепиской и представляет соответствующий запрос информации, фонд оценивает, причинит ли частичная или полная выдача жалобы или возражения (а также ответа) значительный ущерб неприкосновенности частной жизни связанного с перепиской лица и содержит ли жалоба, возражение или ответ на них иную информацию с ограничением доступа. Основания ограничения доступа установлены ст. 35 Закона о публичной информации.
Содержащиеся в жалобе личные данные используются для рассмотрения жалобы. Если в связи с этим требуется представлять запросы другим лицам или учреждениям, личные данные не раскрываются в объеме, превышающем необходимый для составления ответа.
Фонд также использует переписку с лицом для оценки качества своей работы и ведения статистики (это может также осуществлять уполномоченный обработчик). Такая статистика и сводные данные публикуются без личных данных.
Если лицо отправляет в фонд или уполномоченному обработчику жалобу или возражение, ответ на которые входит в компетенцию другого учреждения, то жалоба или возражение направляется в это учреждение и лицо уведомляется об этом незамедлительно, однако не позднее чем в течение пяти рабочих дней.
3. Устройство в фонд на работу или на практику
Личные данные содержатся во всех связанных с трудоустройством документах (например, заявление с прилагаемыми документами, переписка с кандидатом, доступная о кандидате информация из общедоступных источников). При оценке кандидатов фонд руководствуется информацией, указанной самим лицом в биографии, а также при необходимости может собирать о кандидате дополнительную информацию из общедоступных источников. Кандидат имеет право на ознакомление с собранной о нем информацией, а также на представление своих пояснений и возражений.
В фонде доступ к документам кандидатов имеется только у работников, участвующих в процессе подбора персонала. Доступ к документам и данным не предоставляется третьим лицам, кроме лиц, имеющих соответствующее законное право. Фонд предполагает, что может связываться с указанными кандидатом рекомендательными лицами, не запрашивая дополнительное разрешение у кандидата.
Заявки кандидатов на вакансии фонда с прилагаемыми документами хранятся в течение одного года, после чего хранение осуществляется лишь с письменного согласия кандидата.
Протоколы конкурсной комиссии работников фонда, содержащие, например, решения о допуске кандидата в следующий тур, назначении на должность и т. д., хранятся в соответствии с Перечнем документов Фонда интеграции (который утверждается приказом об основной деятельности) в течение трех лет.
4. Обработка личных данных при консультировании и образовательной деятельности
Фонд собирает личные данные в связи с ведением консультирования и образовательной деятельности, организацией учебной работы и передачей связанной с ней информации, а также при выдаче документов по факту завершения и прохождения обучения. Основаниями для сбора и обработки данных являются согласие лица, Закон об обучении взрослых, Закон о гражданстве и прочие соответствующие правовые акты (например, Закон о структурных пособиях).
Фонд управляет инфосистемой заинтересованных в изучении эстонского языка лиц (базой данных), и в связи с этим личные данные обрабатываются для оптимизации и планирования организации обучения эстонскому языку, соответствующего консультирования и управления ими, а также получения услуг и участия в деятельности фонда.
База данных включает в себя данные жителей, обращающихся в дома эстонского языка для получения консультации или связанных с изучением языка услуг либо для участия в мероприятиях. В число собираемых личных данных входят общие данные лиц (личный код, имя и фамилия, пол), контактные данные, информация об уровне образования, владении языками, трудовой занятости, предшествующем участии и возможностях участия в учебной работе и целях изучения языка.
База данных обеспечивает:
- планирование консультаций, услуг и мероприятий, связанных с изучением языка;
- укомплектовку учебных и консультационных групп;
- ведение статистики по полученным лицом услугам языкового обучения и посещенным мероприятиям, а также предложение лицу персонализированных услуг и мероприятий для повышения эффективности языкового обучения;
- организацию обмена информации о направлении на услуги языкового обучения и мероприятия, уведомлении и ведении документации.
Ответственным обработчиком базы данных является фонд, а уполномоченным обработчиком — договорные пользователи инфосистемы.
Хранение личных данных осуществляется в соответствии с законом и утвержденным в учреждении порядком. Хранение личных данных, включая содержащие их документы, основано на принципе, согласно которому данные хранятся исключительно до тех пор, пока это необходимо для достижения цели их сбора, или до тех пор, пока хранение данных является обязательным по закону.
5. Обработка личных данных при привлечении волонтеров
Фонд собирает личные данные в связи с привлечением волонтеров, участвующих в мероприятиях по изучению языка. Основанием для сбора и обработки данных является согласие лица. Фонд собирает общие данные лиц (имя и фамилия, пол, возрастная группа), контактные данные, информацию об интересах, навыках и увлечениях, владении языками и участии в добровольных мероприятиях по изучению языка. Данные, содержащиеся в базе данных волонтеров, используются для поиска волонтеров, поддерживающих оказание услуг и мероприятий по изучению языка, а также для ведения статистики по добровольным мероприятиям.
Ответственным обработчиком базы данных является фонд, а уполномоченным обработчиком — договорные пользователи инфосистемы.
Хранение личных данных осуществляется в соответствии с законом и утвержденным в учреждении порядком. Хранение личных данных, включая содержащие их документы, основано на принципе, согласно которому данные хранятся исключительно до тех пор, пока это необходимо для достижения цели их сбора, или до тех пор, пока хранение данных является обязательным по закону.
6. Обработка личных данных при организации викторины в честь Дня гражданина
Личные данных участников викторины, проходящей в ноябре каждого года в День гражданина, используются для определения победителей (участников, набравших больше всего баллов). Личные данные участников викторины хранятся в течение двух недель после ее проведения. Имена победителей викторины публикуются на сайте фонда на основании отдельно запрашиваемого у участников согласия.
Все прошедшие викторины также доступны для ознакомления. Участники получают информацию о количестве набранных при участии в викторине баллов по электронной почте. Мы не храним личные данные участников прошедших викторин.
7. Фонд организует выделение пособий из государственного бюджета
Фонд предоставляет доступ к документам ходатайствующего лица работникам и лицам, участвующим в процессе принятия решений по конкурсу. Например, для оценки проектов членам комиссии отправляются проектные заявки, которые содержат данные связанных с проектом лиц. Личные данные обрабатываются только исходя из трудового распорядка фонда в связи с конкретными ходатайствами и не подлежат публикации. Фонд публикует только имя лица, получившего положительное решение по финансированию, наименование проекта и сумму пособия.
Если в фонд подается возражение для обжалования решения по выделению пособия, то содержащиеся в возражении личные данные используются только для разрешения конкретного спора. Если в связи с этим требуется представлять запросы другим лицам или учреждениям, личные данные не раскрываются в объеме, превышающем необходимый для составления ответа.
Информация об участии лица в иных конкурсах (например, стипендиальный конкурс) также не подлежит публикации, кроме случаев, когда лицо получило положительное решение.
8. Право на ознакомление со своими данными. Право требовать исправления, удаления неверных данных.
Каждый имеет право ознакомиться с собранными о нем личными данными, потребовать исправления, дополнения или удаления своих данных, а также отозвать данное на обработку личных данных согласие. Для этого лицо должно представить подписанное цифровой подписью ходатайство, т. е. подтвердить свою личность. При возможности данные отправляются ходатайствующему лицу желаемым им образом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации ходатайства. Если доступ к личным данным ограничен, фонд должен установить личность ходатайствующего лица. В удовлетворении ходатайства отказывается, если его удовлетворение может:
- причинить вред правам и свободам другого лица;
- воспрепятствовать пресечению преступления или поимке преступника;
- усложнить выяснение истины в уголовном процессе;
- создать угрозу защите тайны происхождения ребенка.
Лицо имеет право подать возражение или жалобу на действия фонда при обработке личных данных в Инспекцию по защите данных или обратиться с жалобой в административный суд.
9. Специалист по защите данных
На все вопросы, связанные с обработкой личных данных в фонде, можно получить ответ у специалиста по защите данных фонда по адресу andmekaitsespetsialist@integratsioon.ee
